Menghemat Saat Lebih Baik Daripada Jam

(SeaPRwire) –   Selama hampir lapan tahun, saya hampir setiap hari duduk di belakang dinding skrin komputer. Saya merupakan pelombong frekuensi tinggi, dan tugas saya adalah untuk mencipta algoritma yang akan memperdagangkan bilionan dolar saham pada kelajuan mikrosaat—mencuba untuk menangkap pecahan sen dari ketidakselarasan harga matematik.

Lama-kelamaan, algoritma ini akan menjana jutaan dolar keuntungan untuk bank saya bekerja. Semuanya berdasarkan matematik dan data. Saya hampir tidak mengetahui apa-apa tentang syarikat yang saya perdagangkan di luar tiket saham mereka, dan ia tidak penting. Semuanya tentang nombor.

Dalam dunia perdagangan frekuensi tinggi, mikrosaat diperoleh atau hilang boleh bersamaan dengan jutaan dolar keuntungan atau kerugian. Saya ingat berada dalam panggilan konferensi dengan syarikat telekomunikasi, membincangkan ketinggian menara baru mereka dan cuba untuk mengira sama ada ia benar-benar akan menghantar isyarat gelombang mikro dalam laluan yang paling optimum antara Chicago dan New York. Mikrosaat itu begitu penting.

Pekerjaan ini mengajar saya banyak pelajaran berharga, tetapi salah satu yang benar-benar mengubah hidup saya adalah mempelajari nilai sebenar saat.

Lihatlah, kebanyakan orang gagal menyedari bahawa terdapat beribu-ribu peluang kecil untuk menjimatkan masa di sekeliling mereka. Dan seperti pecahan sen algoritma saya hasilkan, penjimatan masa kecil itu boleh menjumlah ke atas masa (dan merentasi kumpulan orang) untuk menjadi sesuatu yang signifikan.

Hari ini, saya merupakan penceramah, penulis Wall Street Journal Terbaik , dan CEO , syarikat latihan kecekapan operasi. Pasukan saya dan saya telah membantu beribu-ribu organisasi, daripada perniagaan tujuh angka hingga Kumpulan Fortune Sepuluh, meningkatkan kecekapan mereka sambil mengurangkan keletihan, tekanan dan kekeliruan.

Saya mendapati kebanyakan klien yang kami kerja dengan datang kepada kami mencari kemenangan besar. Mereka mahu menjimatkan beberapa jam pada proses atau melaksanakan alat baru yang akan menjimatkan mereka hari per minggu. Mereka mencari perubahan besar.

Dan sementara kami mampu dengan cepat menjimatkan banyak jam seminggu dengan mengoptimumkan sistem seperti emel, Slack, Microsoft Teams, perisian pengurusan projek, dan lebih… Kenyataannya adalah bahawa hanya terdapat begitu banyak “perubahan besar” penjimatan masa. Peluang sedemikian wujud dan sepatutnya diutamakan. Tetapi dalam kebanyakan organisasi (dan kebanyakan kehidupan harian orang), terdapat jumlah terhad peluang ini.

Langkah yang kebanyakan orang gagal mengakui adalah apa yang berlaku selepas penjimatan masa awal itu ditemui. Apa yang berlaku jangka panjang? Bagaimana anda mengekalkan kemajuan itu dan terus menemui penjimatan masa setiap tahun?

Apa yang saya temui ialah terdapat hampir peluang tak terhingga untuk menjimatkan jumlah masa kecil, tetapi kebanyakan orang mengabaikannya atau sekadar tidak melihatnya. Kuncinya ialah mempelajari untuk mengenal pasti nilai peluang-peluang yang kelihatan kecil ini dan membuka mata anda kepada mereka. Kerana mereka di mana-mana.

Ini cara kerja otak saya. Jika saya boleh menjimatkan sepuluh saat pada proses yang berlaku sepuluh kali sehari, itu satu minit dan empat puluh saat disimpan setiap hari. Dalam jangka setahun, itu sepuluh jam disimpan. Jika saya boleh mencari sepuluh peluang serupa, itu seratus jam disimpan.

Terdapat ratusan, jika tidak beribu-ribu peluang sedemikian dalam kehidupan kita semua. Dan bukan sahaja tersedia bagi kita, tetapi biasanya sangat mudah dilaksanakan. Tetapi kebanyakan kita melihatnya sebagai tidak penting kerana kita tidak memikirkan kuasa saat.

Ini contoh yang akan terpakai kepada kebanyakan pembaca berita ini. Satu perkara yang syarikat saya lakukan ialah melatih pekerja menggunakan emel dengan lebih cekap. Kami mengajar pelbagai amalan terbaik, tetapi satu tip sangat mudah ialah menggunakan pintasan papan kekunci. Ia mungkin kedengaran tidak begitu penting, tetapi kami mendapati purata menekan kunci “E” untuk mengarkibkan emel daripada menggerakkan tetikus untuk mengklik butang arkib menjimatkan kira-kira dua saat setiap emel.

Menurut Harvard Business Review, pekerja pejabat purata menerima kira-kira 160 emel sehari. Ini bermakna jika anda beralih ke pintasan papan kekunci anda boleh mendapatkan balik empat minit masa anda setiap hari. Itu bersamaan 20 minit seminggu atau 16 jam dan 40 minit setahun!

Jadi, hanya dengan menggunakan butang pada papan kekunci anda, anda boleh menjimatkan dua hari kerja penuh setahun. Dan itu tidak termasuk penggunaan emel anda di luar pekerjaan. Apabila anda menimbangkan fakta bahawa ini hanyalah salah satu daripada banyak pintasan papan kekunci, dan pintasan papan kekunci hanyalah salah satu daripada banyak strategi yang boleh menjimatkan anda saat, anda boleh melihat mengapa saya begitu obsesif tentang ini.

Ini beberapa contoh mudah lain yang dijumpai dalam kehidupan harian:

• Menyusun ubat harian ke dalam kotak ubat mingguan daripada membuka beberapa botol setiap pagi.
• Menggunakan pengurus kata laluan daripada cuba mengingati kata laluan secara manual.
• Membersihkan gigi di dalam siriman.
• Menggunakan ketuhar air elektrik untuk mendidihkan air lebih cepat.
• Menetapkan semua bil untuk pembayaran automatik dan menggunakan penghantaran automatik di mana mungkin.
• Mengambil panggilan telefon semasa berjalan-jalan dengan anjing atau semasa perjalanan.
• Membatalkan mesyuarat kerja untuk menghantar rakaman video.

Jadi, jika anda menjimatkan 20 saat setiap hari dengan menggunakan kotak ubat, itu bersamaan dua jam setahun. Ia bukanlah sesuatu yang menakjubkan sendirinya, tetapi apabila digabungkan dengan taktik serupa yang lain anda boleh mula melihat nilai sebenar. Itulah kunci perubahan minda yang perlu berlaku. Satu perubahan kecil tidak bermakna, tetapi banyak perubahan kecil boleh membuat perbezaan besar.

Juga, jika kita mengambil purata kita bekerja 2,000 jam setahun, menjimatkan dua jam setahun adalah seperti menjadi 1% lebih produktif dalam pekerjaan anda.

Pemikiran ini benar-benar bersinar di tempat kerja, di mana kesannya diperbanyakkan merentasi pasukan orang. Jika anda mengembangkan nasihat emel terdahulu di seluruh pasukan sepuluh orang, itu menjumlahkan kira-kira 167 jam kumulatif disimpan setahun. Jika anda anggap kadar purata $50 sejam, anda sedang memandang lebih $8,000 dalam penjimatan masa hanya dengan melaksanakan pintasan papan kekunci.

Pekerjaan hampir setiap orang melibatkan beberapa jenis pengulangan. Apa-apa sahaja yang anda lakukan berulang kali setiap hari atau minggu dalam pekerjaan anda mungkin boleh dioptimumkan—dan ini mudah dilakukan apabila anda berfikir dalam terma saat. Contohnya, alat seperti membenarkan anda untuk mencipta automatisasi kustom di antara perisian. Ia boleh melaksanakan tugas mudah yang anda perlukan lakukan secara manual—alat sangat berguna untuk menjimatkan saat (dan kadang-kadang jam).

Katakanlah anda mahu menghantar setiap tulisan blog baru syarikat ke pasukan anda di Slack. Dalam beberapa minit sahaja, anda boleh mencipta automatisasi di mana setiap kali tulisan blog diterbitkan, Zapier akan menghantar pautan ke saluran Slack. Kini, bukannya menghabiskan 30 saat melakukannya secara manual, ia akan dilakukan secara automatik.

Dan ini tidak hanya terpakai kepada pekerja pengetahuan. Hanya beberapa hari yang lalu, saya memesan smoothie dan menyedari pekerja itu perlu bergerak kira-kira tiga kaki jauhnya dari pengisar untuk melemparkan kulit pisang ke dalam tong sampah. Saya menunjukkan bahawa jika dia hanya memindahkan tong sampah terus di sebelah pengisar, dia boleh menjimatkan beberapa saat setiap kali membuat smoothie.

Apabila anda mula mencari penjimatan masa kecil ini, anda akan menyedari bahawa mereka berada di sekeliling anda. Masalahnya ialah kebanyakan kita begitu terbiasa melakukan perkara dengan cara kita selalu lakukannya, bahawa kita tidak mencarinya. Selepas bekerja dengan beribu-ribu pasukan, saya boleh memberitahu anda secara pertama tangan bahawa tiada seorangpun mahu menukar cara mereka bekerja. Ia boleh menjadi menggalakkan, sukar, dan menyusahkan—pada mulanya. Tetapi sebaik sahaja anda melepasi halangan pertama itu dan mula menerima bahawa terdapat cara yang lebih baik untuk menyelesaikan perkara, anda membuka diri anda kepada dunia peluang.